Quero iniciar esse conteúdo falando um pouco sobre uma empreendedora de sucesso, a Ana.
Ana trabalha demais e é muito esforçada, vive na correria, perdida no meio de tantas informações e trabalhando horas e horas a mais, contudo, Ana tem a sensação que coisas que tem para fazer, nunca terminam.
São pilhas e mais pilhas de trabalho e sua caixa de e-mail está sempre lotada e bagunçada e ela vive pagando os incêndios na empresa.
Faz até um social com as pessoas que ela nem gosta. Mas Ana está está esgotada, estressada e frustrada pois não consegue fazer o que é realmente importante em sua vida há anos.
Ana tem a sensação de que apesar de estar exausta, sente que o dia não foi produtivo.
Ela tem um sonho de fazer um curso em pedagogia, mas nunca consegue. Ir à academia e cuidar da saúde então, nem se fala.
Ela gostaria de ver as amigas e passar mais tempo para a família, mas está sempre cansada e precisa terminar os trabalhos pendentes.
Ela já experimentou usar uma agenda por um tempo, mas isso só funcionou por alguns dias depois tudo foi por água abaixo. Ela também já tentou usar uma lista de tarefas mas parece que isso só piorou a situação, e a confundiu mais.
Terminar o dia e saber que fez apenas 5 das 60 tarefas, acabava com ela.
Infelizmente essa é a realidade de muitas pessoas sonhamos em ter tempo para o que é realmente importante em suas vidas mas por conta desse mundo frenético e por não sabermos lidar com tudo acabam ficando perdidos entre imprevistos e tarefas sem sentido.
Eu vejo muito isso no meu dia a dia.
O conceito do livro A Tríade do Tempo
A leitura do livro A tríade do tempo, de Christian Barbosa, um dos maiores mentores de produtividade do Brasil e do mundo, foi fundamental no inicio da minha carreira como Coach.
Eu decidi me dedicar a ajudar pessoas não só serem mais produtivas, mas também que tivessem uma mudança de mindset e comportamento. A produtividade só acontece, se houver a mudança comportamental.
A Tríade do tempo consiste em um conceito formado por três esferas que, juntas, compõem a forma como uma pessoa utiliza seu tempo. Estas esferas são: tarefas importantes, tarefas urgentes e tarefas circunstanciais.
As Tarefas Urgentes
São aquelas que precisam ser feitas naquele exato momento. Elas costumam gerar muito stress e geralmente possuem consequências negativas.
Se não forem feitas, elas interrompem o seu dia, atrasa o que realmente deveria ser feito e que traz resultados para sua vida e, podem até afastar as pessoas importantes e causar problemas de saúde
Existem alguns truques para diminuir as urgências
- Planejar: Se você já sabe que algo precisa ser feito, para que deixar para última hora e ficar sofrendo, não é mesmo?
- Aprender a dizer Não: Você já parou para pensar que aceitar tudo que pedem não prejudica apenas você como também prejudica os outros?
- Delegar atividades para outras pessoas: Talvez possam fazer o trabalho melhor e mais rápido do que você. Pense nisto!
As tarefas circunstanciais
São aquelas que você é levada a fazer por conta da situação, de outras pessoas ou dos seus antigos hábitos.
Elas desperdiçam valioso tempo de sua vida e não agregam nenhum valor.
São os eventos com pessoas que não fazem diferença na sua vida, como as reuniões desnecessárias, as várias e várias horas assistindo e que não acrescentam nada, as conversas furadas e mais um monte de coisas que não fazem diferença em sua vida.
Pense quanto tempo você tem jogado fora com coisas que não fazem o menor sentido para você? e quantas vezes você já deixou as circunstâncias acabarem com seus sonhos?
Tarefas Importantes
São aquelas tarefas que trazem resultado e que vai fazer a diferença em sua vida. Elas estão ligadas a pelo menos um dos seus quatro corpos: físico, mental, emocional e espiritual.
Elas variam de uma pessoa para outra ,mas exemplificando podem ser: fazer exercícios físicos e cuidar da sua saúde, passar mais tempo com as pessoas que ama, orar, meditar, estudar, ler, sorrir, fazer bem as outras pessoas, dedicar tempo ao seu hobby ou aquele projeto dos seus sonhos são coisas que fazem você realmente se sentir vivo e que dê um verdadeiro sentido em sua vida.
Para muitas pessoas como Ana, a Tríade acaba ficando com a esfera das urgências a esfera das circunstâncias maiores do que espera das atividades importantes.
O ideal seria ter uma Tríade do Tempo na qual a esfera da importância é a maior de todas, seguida pela urgência e pelas circunstâncias.
As três esferas sempre farão parte das nossas vidas. O objetivo é sempre tentar aumentar a esfera das tarefas importantes e reduzir as circunstanciais.
E como podemos usar a metodologia da Tríade do tempo?
A solução que a metodologia da Tríade traz é simbolizada por uma estrela de cinco pontas. Em cada ponta encontra-se uma etapa do método.
Elas são sequenciais e cíclicas, ou seja é um processo contínuo e que visa a constante melhoria.
Etapa 1: Identidade
Essa é a primeira etapa. Ela se refere ao autoconhecimento. É o ponto de partida e provavelmente a etapa mais importante do processo.
Tirar algum tempo e refletir quem são as pessoas que trazem sentido a sua vida, o que realmente faz você se sentir vivo.
Imagine você daqui a muitos anos nos últimos momentos de sua vida, que legado você gostaria de ter deixado no mundo e na vida das pessoas?
A verdade é que só você pode descobrir essas respostas, ninguém mais além de você pode definir a sua missão um dia todos nós iremos partir e a única coisa que ficará é o que deixamos e seus corações.
Etapa 2: Metas
Essa é a segunda etapa e que muitas pessoas se sentem perdidas em suas vidas porque não tem metas estabelecidas.
É como diz o gato na história de Alice no País das Maravilhas: se você não sabe onde quer chegar qualquer caminho serve.
Uma vez que você saiba quem é você e o que é importante em sua vida fica muito mais fácil definir as suas metas.
As metas são importantes porque elas significam aonde você quer chegar e elas também funcionam como um filtro em sua vida.
Sempre que surgir uma nova atividade fora, você se pergunte se irá colocar você mais próximo de seus objetivos e, caso contrário procure descartá-la.
A dica é ter metas de curto prazo, de Médio prazo e de longo prazo e você deve sempre escrever as suas metas, existe o poder oculto nisto.
Etapa 3: Planejamento
Imagine você em uma cidade desconhecida sem um mapa? Infelizmente assim é a vida de muitas pessoas.
Não basta saber apenas aonde você quer chegar, você precisa saber como chegar lá e, só você é o responsável por criar o seu planejamento, o mapa de sua vida.
O mais importante é criar o hábito de planejar a sua semana antes mesmo que ela comece.
Minha sugestão é tirar um tempo no domingo para fazer essa planejamento. Anote as atividades importantes, compromissos, reuniões e tarefas que precisam ser feitas.
Coloque os horários e duração de cada item do seu planejamento e, claro seja flexível, não planeje 100% do seu tempo, sempre deixe algum tempo de sobra para os imprevistos, às urgências e circunstâncias.
Planejar a semana é uma atividade simples, mas muito poderosa!
Etapa 4: Organização
Vivemos na era da informação e diariamente somos obrigados a lhe dar com uma quantidade enorme de e-mails, arquivos, pastas, pesquisas e todos os tipos de conhecimento e, muitas pessoas infelizmente desperdiçam grande parte de sua energia de seu tempo por conta da falta de organização.
Pare de perder tempo e dê um jeito em sua vida.
Jogue fora tudo aquilo que você não precisa, arrume a bagunça na sua mesa, guarde a papelada de um jeito fácil de encontrar, limpe sua área de trabalho, guarde os arquivos nos lugares certos, limpe sua caixa de entrada arquivos e meios necessários nas pastas adequadas.
Defina um horário para responder e-mails e o seu caderno digital.
Organize suas coisas, e então organizará sua vida!
Etapa 5: Execução
Por fim a quinta etapa é a execução. É aqui que tudo se torna realidade.
Um erro clássico e que muitos cometem é fazer uma lista com todas as tarefas que precisam fazer e sair correndo para executá-las em ordem aleatória, ou pelas mais fáceis.
Isso apenas gera muita frustração e pouco resultado.
O ideal primeiro, é escrever apenas o que você realmente precisa fazer, e então fazer um estimativa de quanto tempo irá durar cada tarefa e, por fim e mais importante, priorizar as suas atividades.
Comece sempre pelo mais importante. Faça aquilo que trarão verdadeiro impacto no seu dia e é claro tenha foco!
Só passe para a próxima tarefa, ao terminar a primeira.
Essas são as cinco etapas do livro A Tríade do tempo, que sugiro fortemente, que você que quer se aprofundar mais, é leitura recomendada.
Hoje as pessoas vivem à espera do momento certo para mudar suas vidas e seus antigos hábitos, mas às vezes elas esperam a vida inteira e, infelizmente esse momento nunca chega.
Não espere sua vida acabar para se arrepender de tudo que deixou de fazer, não seja um escravo das urgências e circunstâncias. Pare, reflita!
Eu não quero que você apenas saiba mais sobre produtividade, conhecimento é inútil se não for usado. Vá além, não basta sonhar com uma vida melhor é preciso agir! Você é o responsável pelos seus sonhos só você sabe o legado que quer deixar no mundo. A escolha é sua tudo isso depende de você.
Sei também que muitas pessoas, já tentaram muitas vezes e não conseguem sozinha.